|
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Es la unidad responsable de la dirección y coordinación general de los planes, programas y procesos administrativos y financieros, conforme el marco funcional consagrado en la Ley, reglamentos y en los Estatutos.
Son funciones de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera:
- Asesorar a la Rectoría en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.
- Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la institución en todos los niveles.
- Proponer y ejecutar las políticas, planes, programas y demás acciones relacionadas con la gestión financiera, administrativa y presupuestal de la institución.
- Coordinar y programar las actividades de administración de personal, seguridad industrial y relaciones laborales, de acuerdo con las políticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.
- Coordinar la realización de estudios sobre planta de personal y adelantar los estudios necesarios con el fin de mantener actualizado el manual específico de funciones y competencias de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.
- Dirigir y coordinar la ejecución del presupuesto de la entidad y velar por el cumplimiento de los trámites requeridos para el pago de las cuentas.
- Dirigir la elaboración del plan financiero de fuentes y usos de recursos de la entidad, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos necesarios, así como preparar el programa anual mensualizado de Caja PAC, en coordinación con las demás dependencias de la Universidad.
- Programar, en coordinación con la Oficina de Asesoria Jurídica, los procesos de licitación, coordinación, adquisición, almacenamiento y custodia de bienes y materiales.
- Velar por la debida aplicación del Sistema de Desarrollo Administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la Universidad, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional de conformidad con las normas legales vigentes.
- Participar e! la elaboración del Plan de Desarrollo de la Universidad y presentar las recomendaciones para la ejecución del mismo en las áreas afines con su especialidad.
- Velar por la organización, dirección, y control de las funciones de las distintas dependencias adscritas a su Vicerrectoría.
- Evaluar el desempeño y logro de objetivos de las distintas dependencias a su cargo y presentar los respectivos informes al Rector u órganos directivos de la Universidad cuando estos lo requieran.
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente.
GRUPO FINANCIERO. Es la unidad responsable de los procesos de presupuesto, contabilidad, pagaduría y almacén, conforme el marco funcional consagrado en la Ley, reglamentos y en los Estatutos.
Este Grupo le corresponde desarrollar las siguientes funciones.
- Preparar el proyecto de presupuesto anual de rentas y gastos, en coordinación con la oficina de planeación y la Vicerrectoría administrativa, y velar por su oportuna presentación
- Ejercer el control a la ejecución activa y pasiva del presupuesto y presentar los proyectos de modificación con sea necesario
- Elaborar la ejecución mensual de ingresos y gastos de la Universidad
- Certificar la disponibilidad presupuestal que demanden las obligaciones que la universidad adquiera
- Presentar oportunamente la nómina de pago del personal vinculado a la universidad, en coordinación con la oficina de personal y servicios administrativos
- Responder por la custodia y manejo de los fondos consignados a las cuentas de la universidad
- Verificar que las cuentas a pagar reúnan todos los requisitos exigidos para su trámite
- Presentar un informe financiero contable y presupuestal al final del periodo
- Efectuar los pagos que estén debidamente autorizados mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos
- Responder por los saldos bancarios, supervisando la elaboración de las conciliaciones entre los registros y los extractos mensuales de bancos
- Controlar y custodiar los títulos valores de propiedad de la universidad
- Responder por el correcto y oportuno registro de las operaciones de tesorería y presentar los informes correspondientes
- Ejercer el debido control sobre los avances otorgados y procurar su legalización dentro de los plazos establecidos por la Contraloría Nacional
- Ejercer el debido control para el financiamiento de las matriculas y el pago de la deuda por este concepto, adelantando para el efecto las acciones que sean necesarias
- Certificar los pagos efectuados, cuando fuere necesario y expedir paz y salvo a los empleados de la universidad
- Controlar los vencimiento de la deuda pública y tramitar oportunamente el pago de la misma
- Evaluar conjuntamente con la oficina de planeación los procedimientos y métodos aplicados en los diferentes procesos de la tesorería , para hacerlos mas rápidos y eficaces
- Coordinar y controlar las actividades del personal a su cargo Efectuar y controlar pagos a cooperativas , asociaciones, a terceros y en general por todo concepto de deducciones de nómina
- Manejar, reportar, revisar y controlar los procesos sistematizados de las aplicaciones de cheques anulados
- llevar el control de los avances concedidos a los funcionarios de la universidad
- Coordinar y ejecutar las labores contables de la universidad de acuerdo con las normas expedidas por la contaduría general de la nación
- Elaborar y presentar los estados financieros de prueba y definitivos
- Responder por el correcto y oportuno registro de las operaciones contables de la universidad
- Hacer análisis financieros y formular recomendaciones para orientar la gestión económica-financiera de la universidad
- Rendir los informes contables y estados financieros a las diferentes entidades del orden departamental y nacional que lo requieran
- Coordinar con las diferentes dependencias el suministro oportuno de la información requerida para la consolidación de los estados financieros
- Efectuar las imputaciones presupuéstales a las cuentas de pago después de verificar su reserva
- Registrar todas las erogaciones con cargo al presupuesto de gastos de la universidad y mantener los saldos actualizados
- Abrir, llevar y mantener actualizados los registros de ejecución de ingresos
- Elaborar certificados de disponibilidad en los gastos de funcionamiento e inversión
- Elaborar informes relacionados con el comportamiento de las reservas y pagos
- Recibir los dineros que por cualquier concepto ingresen a la universidad y expedir recibos
- Efectuar consignaciones de los dineros recaudados y responder por los valores recaudados
- Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente.
|
Acerca de la UTCH