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Universidad Tecnologica Del Choco Diego Luis Cordoba

Inicio Acerca de la UTCH Vicerrectoría Administrativa
Vicerrectoría Administrativa

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. Es la unidad responsable de la dirección y coordinación general de los planes, programas y procesos administrativos y financieros, conforme el marco funcional consagrado en la Ley, reglamentos y en los Estatutos.

Son funciones de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera:

  1. Asesorar a la Rectoría en la formulación de políticas, normas y procedimientos para la administración de recursos humanos, físicos, económicos y financieros de la entidad.
  2. Dirigir y controlar los procesos administrativos y financieros de la institución en todos los niveles.
  3. Proponer y ejecutar las políticas, planes, programas y demás acciones relacionadas con la gestión financiera, administrativa y presupuestal de la institución.
  4. Coordinar y programar las actividades de administración de personal, seguridad industrial y relaciones laborales, de acuerdo con las políticas de la entidad y las normas legales vigentes establecidas sobre la materia.
  5. Coordinar la realización de estudios sobre planta de personal y adelantar los estudios necesarios con el fin de mantener actualizado el manual específico de funciones y competencias de la entidad, de conformidad con las normas legales vigentes.
  6. Dirigir y coordinar la ejecución del presupuesto de la entidad y velar  por el cumplimiento de los trámites requeridos para el pago de las cuentas.
  7. Dirigir la elaboración del plan financiero de fuentes y usos de recursos de la entidad, efectuar su seguimiento y proponer los correctivos necesarios, así como preparar el programa anual mensualizado de Caja PAC,  en coordinación con las demás dependencias de la Universidad.
  8. Programar, en coordinación con la Oficina de Asesoria Jurídica, los procesos de licitación, coordinación, adquisición, almacenamiento y custodia de bienes y materiales.
  9. Velar por la debida aplicación del Sistema de Desarrollo Administrativo, relacionado con las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la  gestión y el manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de la Universidad, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional de conformidad con las normas legales vigentes.
  10. Participar e! la elaboración del Plan de Desarrollo de la Universidad y presentar las recomendaciones para la ejecución del mismo en las áreas afines con su especialidad.
  11. Velar por la organización, dirección, y control de las funciones de las distintas dependencias adscritas a su Vicerrectoría.
  12. Evaluar el desempeño y logro de objetivos de las distintas dependencias a su cargo y presentar los respectivos informes al Rector u órganos directivos de la Universidad cuando estos lo requieran.
  13. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente.

GRUPO FINANCIERO. Es la unidad responsable de los procesos de presupuesto, contabilidad, pagaduría y almacén, conforme el marco funcional consagrado en la Ley, reglamentos y en los Estatutos.

Este Grupo le corresponde desarrollar las siguientes funciones.

  1. Preparar el   proyecto de   presupuesto anual de rentas y gastos, en coordinación con la oficina de planeación y la Vicerrectoría administrativa, y velar por su oportuna presentación
  2. Ejercer el control a la ejecución activa y pasiva del presupuesto y presentar los proyectos de modificación con sea necesario
  3. Elaborar la ejecución mensual de ingresos y gastos de la Universidad
  4. Certificar la disponibilidad presupuestal que demanden las obligaciones que la universidad adquiera
  5. Presentar oportunamente la nómina de pago del personal vinculado a la universidad, en coordinación con la oficina de personal y servicios administrativos
  6. Responder por la custodia y manejo de los fondos consignados a las cuentas de la universidad
  7. Verificar que las cuentas   a pagar reúnan todos los requisitos exigidos para su trámite
  8. Presentar un informe financiero contable y presupuestal al final del periodo
  9. Efectuar los pagos que estén debidamente autorizados  mediante el cumplimiento de los requisitos establecidos
  10. Responder por los saldos bancarios, supervisando la elaboración de las conciliaciones entre los registros y los extractos mensuales de bancos
  11. Controlar y custodiar los títulos valores de propiedad de la universidad
  12. Responder por el correcto y oportuno registro de las operaciones de tesorería y presentar los informes correspondientes
  13. Ejercer el debido control sobre los avances otorgados y procurar su legalización dentro de los plazos establecidos por la Contraloría Nacional
  14. Ejercer el debido control para el financiamiento de las matriculas y el pago de la deuda por este concepto, adelantando para el efecto las acciones que sean necesarias
  15. Certificar los pagos efectuados, cuando fuere necesario y expedir paz y salvo a los empleados de la universidad
  16. Controlar los vencimiento de la deuda pública y tramitar oportunamente el pago de la misma
  17. Evaluar conjuntamente con la oficina de planeación los procedimientos y métodos aplicados en los diferentes procesos de la tesorería , para hacerlos mas rápidos y eficaces
  18. Coordinar y controlar las actividades del personal a su cargo Efectuar y controlar pagos a cooperativas , asociaciones, a terceros y en general por todo concepto de deducciones de nómina
  19. Manejar,   reportar,   revisar  y  controlar  los   procesos  sistematizados   de   las aplicaciones de cheques anulados
  20. llevar el control de los avances concedidos a los funcionarios de la universidad
  21. Coordinar y ejecutar las labores contables de la universidad de acuerdo con las normas expedidas por la contaduría general de la nación
  22. Elaborar y presentar los estados financieros de prueba y definitivos
  23. Responder por el correcto y oportuno registro de las operaciones contables de la universidad
  24. Hacer análisis financieros y formular recomendaciones para orientar la gestión económica-financiera de la universidad
  25. Rendir los informes contables y estados financieros a las diferentes entidades del orden departamental y nacional que lo requieran
  26. Coordinar con las diferentes dependencias el suministro oportuno de la información requerida para la consolidación de los estados financieros
  27. Efectuar las imputaciones presupuéstales a las cuentas de pago después de verificar su reserva
  28. Registrar todas las erogaciones con cargo al presupuesto de gastos de la universidad y mantener los saldos actualizados
  29. Abrir, llevar y mantener actualizados los registros de ejecución de ingresos
  30. Elaborar certificados de disponibilidad en los gastos de funcionamiento e inversión
  31. Elaborar informes relacionados con el comportamiento de las reservas y pagos
  32. Recibir los dineros que por cualquier concepto ingresen a la universidad y expedir recibos
  33. Efectuar consignaciones de los dineros recaudados y responder por los valores recaudados
  34. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente.
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